Finanzas: Conceptos Generales

SAP FI es sin duda uno de los módulos más importantes de SAP ERP. Está diseñado para atender todos los procesos financieros y contables de una organización. Dentro de este módulo, la información financiera está disponible para cualquier revisión en tiempo real.

La funcionalidad de tiempo real de los módulos de SAP permite que la toma decisiones y la planificación sean más acertadas.  El módulo FI se integra y se habla con otros módulos de SAP como MM (Gestión de Materiales),  PP (Planificación de la Producción), SD (Ventas y Distribución), PM (Mantenimiento de Planta) y PS (Gestión de Proyectos).

Pasaremos a dar un pequeño detalle de los conceptos generales sobre este modulo con el fin de que esta guía le pueda servir de base para su mayor entendimiento

Estructura organizativa

Sociedad 

Son unidades contables, representan una entidad financiera jurídica independiente. Los balances y las cuentas de explotación exigidos por la ley se pueden crear en el nivel de sociedad. La sociedad es la estructura mínima necesaria en el módulo FI del Sistema R/3. 

Los componentes de una sociedad son: 

• Clave de sociedad (4 Caracteres alfanuméricos) 
• Nombre de la empresa 
• Población 
• País 
• Moneda 
• Idioma 
• Dirección 

Mandante

El Mandante es el nivel más alto dentro de una estructura organizativa en SAP. Cada sociedad, organización de ventas y demás unidades organizativas pertenecen a un mandante. Tablas y datos maestros también pueden estar asignados a un mandante. De esta manera, cada especificación que se realice a este nivel va a ser compartidas por todas las unidades organizativas que de él depende, logrando así una reutilización de datos e integridad de los mismos.

Por ejemplo, muchos de los datos de un cliente (Maestro de Clientes) como Razón Social o Dirección, se especifican a nivel Mandante, de esta manera pueden utilizarse cuando se está creando un Pedido de Ventas dentro de ese mismo Mandante. De esta manera solo se necesitan introducir los datos una vez y permite que sean coherentes en todo el sistema.

Datos maestros

Plan de cuentas 

El plan de cuentas, es una variante que contiene la estructura y la información de las cuentas de mayor. Se define en base a una clave de 4 caracteres alfanuméricos. Cada cuenta de mayor tiene una longitud máxima de 10 caracteres. 

Cada sociedad financiera deberá estar vinculada unívocamente a un plan de cuentas, en el cual se imputarán las contabilizaciones. La sociedad puede vincularse a un plan contable del país para soportar temas legales, y son para fines de presentación de balance. 

Ejercicio 

Para que las operaciones se puedan asignar a distintos períodos, debe definirse un ejercicio con períodos contables. El ejercicio se define como una variante que se asigna a la sociedad. 

La variante de ejercicio comprende la definición de períodos contables y períodos especiales. Los períodos especiales se utilizan para contabilizaciones que no se asignan a períodos determinados sino al proceso empresarial de cierre del ejercicio. En total, se pueden utilizar hasta 16 períodos. 

Monedas 

Dentro de SAP se manejan de manera estándar, las diferentes monedas de cada país. Los tipos de cambio se pueden registrar diario, mensual, anual o por un rango de fechas definido. Se pueden crear monedas índices, para otros fines como la UTM en Perú, la unidad de fomento (UF) en chile, etc. 

Las contabilizaciones en moneda extranjera se almacenan en dicha moneda y en la moneda local según el tipo de cambio de la fecha, de esta manera se registran las diferencias de tipo de cambio automáticamente. 

Contabilizaciones

Dentro de cada contabilización, se registran datos de cabecera y datos de posición, los datos de cabecera, informan datos generales del asiento contable como: Fecha de documento, fecha de contabilización, periodo contable y ejercicio. 

La sociedad financiera, moneda de la transacción y la clase de documento forman parte básica para las contabilizaciones.

Dentro de los datos de posición por lo menos deben haber 2 registros: Uno del debe y otro del haber. Algunos datos son: Indicador: Debe / Haber, Cuenta contable, Deudor, Acreedor o Activo Fijo, Importe en moneda de la transacción, Glosas y objetos de coste (Centro de coste, Centro de beneficio, orden, etc.) 

Dentro de las contabilizaciones se pueden registrar automáticamente, variaciones de tipo de cambio, diferencias de redondeos, saldos, y descuentos de pronto pago. 

Operaciones de cierre

• Las operaciones de cierre se realizan al finalizar cada periodo o en algunos casos al finalizar el ejercicio. 
• Dentro de las operaciones de cierre tenemos: 
• Abrir y cerrar periodos contables 
• Valorización de moneda extranjera 
• Emisión de reportes legales 
• Arrastre de saldos (Solo al finalizar el ejercicio) 

Valoraciones en moneda extranjera

• Las valorizaciones en moneda extranjera, permiten reflejar las fluctuaciones de tipos de cambios en las posiciones pendientes por regularizar o saldos en cuentas de mayor. 
• Al fin de mes se realizan los ajustes reversándolos al primer día del mes siguiente, con excepción de fin del ejercicio que se dejan las diferencias para registrarse en la utilidad o perdida del ejercicio. 

Aparte de los reportes legales, podemos contar con los siguientes reportes de manera estándar. 

• Balance General 
• Comparación de balances por periodos de tiempo 
• Lista de saldos de cuenta de mayor 
• Lista de partidas abiertas 
• Información de datos maestros (Plan de cuentas) 
• Informes de asientos contables